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Gestión Documental

En el año 2000 se publicó con carácter de norma, el Reglamento regulador de los Fondos del Archivo de la Asamblea de Madrid, que define la gestión de los documentos, su tratamiento archivístico, la custodia de los mismos y su acceso.

 

REGLAMENTO REGULADOR DEL ACCESO Y UTILIZACIÓN DE LOS FONDOS DEL ARCHIVO DE LA ASAMBLEA DE MADRID
 

Acuerdo de 22 de marzo de 2000, de la Mesa de la Asamblea, por el que se aprueba el Reglamento Regulador del Acceso y Utilización de los Fondos del Archivo de la Asamblea de Madrid. BOAM, núm. 36, de 30 de marzo de 2000.

NOTA: Todas las referencias normativas hechas a la Dirección de Análisis y Documentación deben entenderse efectuadas a la Dirección de Gestión Parlamentaria; las del Director de Análisis y Documentación, al Director de Gestión Parlamentaria; las del Secretario General Adjunto y Director de Gestión Parlamentaria al Director de Gestión Parlamentaria.

TÍTULO I DEL FONDO DEL ARCHIVO

Artículo 1. Constitución del Archivo.

El Archivo de la Asamblea de Madrid estará integrado por el conjunto orgánico y sistemático de documentos relacionados con las funciones que estatutariamente tiene atribuidas la Cámara, cualquiera que sea su fecha, su forma o su soporte material, producidos o recibidos por la misma, por alguno de sus órganos o por las personas al servicio de aquélla en el ejercicio de sus funciones.

Artículo 2. Dependencia orgánica.

  1. El Archivo como unidad orgánica estará adscrito a la Dirección de Análisis y Documentación de la Secretaría General y configurado como una Sección, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 22 bis [actual artículo 39] del Reglamento de Régimen Interior de la Asamblea de Madrid.
  2. El personal adscrito a la Sección se encarga de conservar y ordenar científicamente los documentos para su posible utilización en los trabajos parlamentarios, la gestión administrativa de la Cámara y, eventualmente, la investigación, previa la oportuna autorización.

Artículo 3. Naturaleza del fondo del Archivo.

El Archivo estará formado por todos los documentos referidos a la actividad de los órganos dependientes de Presidencia y de la Secretaría General de la Cámara, conformándose así el Archivo Parlamentario y el Archivo Administrativo.

Artículo 4. Tratamiento de los fondos: clasificación, ordenación e instrumentos de descripción.

  1. La clasificación y ordenación interna de las unidades documentales se ajustará a las prescripciones técnicas establecidas por el responsable del Archivo, según la naturaleza de las mismas, con el visto bueno del Director de Análisis y Documentación.
  2. El Archivo tendrá a disposición de los usuarios instrumentos de descripción documental que faciliten el conocimiento de los fondos y su acceso, de acuerdo con la normativa de las consultas.
TÍTULO II DE LOS USUARIOS

Artículo 5. Condición de usuario.

  1. Podrán acceder a los documentos obrantes en el Archivo de la Asamblea de Madrid, previa formalización por escrito de la oportuna solicitud, conforme a lo dispuesto en el artículo 10 del presente Reglamento:
    • a) El Presidente de la Asamblea de Madrid.
    • b) Los demás miembros de la Mesa de la Asamblea de Madrid.
    • c) Los demás Diputados de la Asamblea de Madrid.
    • d) El Secretario General de la Asamblea de Madrid.
    • e) El Secretario General Adjunto y Director de Gestión Parlamentaria de la Asamblea de Madrid.
    • f) Los Directores de la Asamblea de Madrid.
    • g) Los Letrados de la Asamblea de Madrid.
    • h) Los Jefes de Servicio y Asesores Técnicos.
    • i) El personal que conforme el Gabinete de la Presidencia.
    • j) El personal de la Cámara cuando lo requiera para el desempeño de su trabajo.
    • k) El personal acreditado al servicio de los Grupos Parlamentarios de la Cámara.
    • 1. Los representantes de Instituciones y Administraciones Públicas, debidamente acreditados.
  2. Asimismo, tendrán la consideración de usuarios, en los términos que establece el presente Reglamento, los investigadores que lo soliciten y cuyo trabajo esté relacionado con las tareas parlamentarias o se trate de asuntos que repercutan en el trabajo propio de la Cámara, previa autorización, por el tiempo que dure el objeto de la investigación y, en todo caso, por el plazo máximo de un año, del Director de Análisis y Documentación, tras presentar en la Sección de Archivo:
    1. Solicitud dirigida al Director de Análisis y Documentación.
    2. Fotocopia del DNI o pasaporte.
    3. Carta de presentación de un Diputado, el Secretario General, un Director o un Letrado de la Cámara, un profesor universitario o una persona relevante en el ámbito político, académico, cultural o profesional, que avale al investigador y el trabajo a desarrollar.

Artículo 6. Servicios prestados al usuario.

  1. La Sección de Archivo prestará al usuario los siguientes servicios:
    • a) Orientación e información en las búsquedas al usuario.
    • b) Atención para la consulta de documentos y de base de datos.
    • c) Reproducción de documentos.
    • d) Tramitación de las solicitudes de documentación que se formulen.
  2. La prestación de los servicios a que se refiere el apartado anterior estará supeditada a la disponibilidad real del personal y medios con que, en cada momento, cuente la Sección de Archivo para su atención.
  3. Los depósitos de archivo serán de acceso reservado a los funcionarios del mismo, salvo autorización expresa de la Secretaría General de la Cámara. En todo caso, el acceso y la visita a los depósitos de personas ajenas a la Sección de Archivo, se realizarán con el debido acompañamiento del personal integrante de aquella Sección.
TÍTULO III DE LAS TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO

Artículo 7. Objeto de las transferencias.

Las transferencias de series documentales al Archivo General, son el proceso mediante el cual los documentos pasan a la siguiente fase del tratamiento archivístico, de tal forma que desde el archivo de gestión de oficina de las diferentes unidades de la Asamblea de Madrid se incorporan al Archivo General de la Cámara. Una vez concluido este ciclo vital de los documentos en la Asamblea de Madrid se tendrá en cuenta la custodia, conservación y tratamiento adecuado de los mismos, así como el servicio rápido y eficaz a los usuarios.

Artículo 8. Expedientes a transferir.

  1. Deberán remitirse de oficio a la Sección de Archivo, adscrita a la Dirección de Análisis y Documentación de la Secretaría General:
    • a) Toda la documentación correspondiente al expediente personal de los Diputados, en los términos aprobados por Resolución de la Secretaría General de fecha 30 de julio de 1999. Sin perjuicio de lo anterior, permanecerán en las Direcciones competentes los documentos relativos al cumplimiento de obligaciones legales o reglamentarias que vinculen a la Cámara, y hasta tanto la conclusión de las mismas.
    • b) Las actas originales de Mesa, Junta de Portavoces y Pleno, así como toda la documentación que se genere por los Órganos Superiores de la Asamblea en la organización del trabajo parlamentario, al finalizar la Legislatura.
    • c) Toda la documentación correspondiente a expedientes parlamentarios legislativos una vez concluida su tramitación, para su inclusión en los expedientes que elabora el Archivo.
    • d) Toda la documentación correspondiente a expedientes parlamentarios no legislativos una vez concluida su tramitación, para su inclusión en los expedientes que elabora el Archivo.
    • e) Toda documentación administrativa de gestión interna producida por los órganos dependientes de la Secretaría General, una vez concluida su tramitación en las distintas unidades administrativas.
    • f) Toda documentación correspondiente a la gestión administrativa interna producida por otros órganos. En caso de órganos colegiados el envío se hará de oficio por el Secretario con el visto bueno de su Presidente; para el caso de órganos unipersonales la remisión se efectuará por el órgano que resuelva el expediente. No obstante, la documentación generada por la Mesa de Contratación se incluirá en el expediente correspondiente transfiriéndose, previa inserción en éste, una vez concluida su tramitación.
    • g) Toda documentación de carácter oficial de la Cámara, cualquiera que sea su soporte. Las personas que, por su función, tengan a su cargo documentación oficial, están obligadas, al acabar sus funciones, a transferir dicha documentación al Archivo, en su caso, o cedérsela a las personas que les sustituyan en el cargo.
    • h) Los registros sonoros, en imágenes o soporte informático, de las Sesiones de Pleno y de las Comisiones y de cualquier otra actividad parlamentaria, una vez finalizados los trabajos técnicos de producción y el período de sesiones correspondiente.
    • i) El material fotográfico relativo a la actividad parlamentaria y al patrimonio de la Asamblea de Madrid.
    • j) Otra documentación relativa a la Asamblea, cualquiera que fuese su soporte, emitida por las empresas que tengan relación contractual pública o privada con la Asamblea de Madrid. El envío de la documentación al Archivo será semestral y se realizará, a través de la Dirección de Análisis y Documentación, por la Dirección competente.

 

Artículo 9. Procedimiento de las transferencias.

  1. El Archivo facilitará en el momento de la transferencia a las distintas unidades administrativas las cajas de archivo definitivo en las cuales se deberá incluir los expedientes a transferir.
  2. Toda transferencia que se realice deberá ir debidamente cumplimentada con el «Impreso de Transferencia al Archivo», en el que se harán constar los datos de los documentos que se transfieran, el «Impreso de Transferencias al Archivo» servirá como instrumento de control para la Unidad productora y el Archivo. Se cumplimentará por la Unidad remitente por duplicado, definiendo los siguientes extremos:
    • a) Tipo de soporte.
    • b) Tipo documental.
    • c) Relación de unidades de caja de archivo que se transfieren, que irán numeradas, con las fechas extremas del primero y último de los expedientes y el contenido de caja.
    • d) Firma del responsable de la Unidad que realiza la transferencia, con el visto bueno del Director o superior jerárquico.
    La Dirección de Análisis y Documentación, una vez revisada la documentación transferida por la Sección de Archivo, devolverá una copia firmada y sellada al Departamento de procedencia como acuse de recibo. En el caso de encontrar errores en el impreso de transferencia o que lo reflejado en él no corresponda al contenido de las cajas, se devolverá a la oficina productora para su corrección. Una vez realizadas las oportunas correcciones se procederá a la recepción definitiva de la documentación.
TÍTULO IV DE LA CONSULTA Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 10. Solicitud para la consulta de documentos.

  1. Las consultas al Archivo y solicitudes de documentación se realizarán mediante el oportuno cumplimiento del «Impreso de solicitud de documentación» que irá dirigido al Director de Análisis y Documentación. En el mismo deberá constar el tipo de usuario conforme al artículo 5 del presente Reglamento, con descripción detallada de la documentación que se solicita o el objeto de la consulta y la fecha. El cumplimiento de dicha solicitud será preceptivo para la entrega de documentación o tramitación de la consulta. Por su parte, la Sección de Archivo generará un impreso de solicitud al usuario y el escrito de remisión de la documentación de la Dirección de Análisis y Documentación. Dicho impreso de solicitud será enviado al usuario junto con la documentación solicitada y deberá ser firmado y devuelto por el peticionario al Archivo.
  2. Las consultas que se efectúen a las bases de datos de la aplicación informática del Archivo, tendrán como trámite preceptivo el cumplimiento del «Impreso de solicitud de documentación» que aparecerá en la pantalla como primer paso para acceder a ellas.

Artículo 11. Acceso a la consulta de documentos.

  1. Los Diputados podrán consultar toda la documentación parlamentaria del Archivo, excepto aquellos documentos que contengan datos de carácter personal o relativos a la vida privada de los Diputados, de los funcionarios al servicio de la Cámara y de otras personas, conforme a lo dispuesto por el artículo 19 del Reglamento de la Asamblea de Madrid
  2. El personal al servicio de la Cámara podrá acceder a cualquier documentación depositada, siempre que el acceso se produzca en el ejercicio de sus funciones. Los expedientes de carácter personal no serán accesibles mientras las personas a las que se refiera sigan con vida.
  3. Las actas y la documentación de las reuniones de la Mesa, de la Junta de Portavoces y Pleno podrán ser consultadas, previa petición por escrito, por los Diputados y por los funcionarios debidamente autorizados por la Secretaría General, por razones de servicio, conforme a lo estipulado por el artículo 14 del Reglamento de la Asamblea de Madrid. Los demás usuarios la podrán consultar una vez transcurridos cuatro años a partir de la fecha de los documentos. No obstante, se reserva la posibilidad de establecer términos de inaccesibilidad, por parte de la Secretaría General, oído el Director de Análisis y Documentación, en asuntos concretos.
  4. La Mesa de la Asamblea de Madrid ha de establecer los términos y condiciones de acceso a la documentación emanada de las Comisiones de Investigación en la elaboración de los dictámenes y conclusiones.
  5. La documentación administrativa y de gestión interna de la Asamblea no será accesible hasta pasados 30 años desde la fecha de su producción. La Secretaría General podrá autorizar su consulta a los funcionarios, siempre que ésta se produzca en el ejercicio de sus funciones.
  6. Los documentos que contengan datos relativos a las circunstancias individuales de las personas o cuya consulta pueda afectar a la seguridad, honor, intimidad, vida privada o familiar y a su propia imagen, no podrán ser consultados si no se tiene el consentimiento expreso de los afectados, o que en caso de muerte de los mismos, hayan transcurridos 25 años de la misma.
  7. Para la utilización de la voz o imagen de las personas se necesitará autorización expresa de los afectados. Esto será extensible al material fotográfico.
  8. La documentación publicada en el «Boletín Oficial de la Asamblea de Madrid» y en el «Diario de Sesiones de la Asamblea de Madrid» será accesible desde el momento de su entrada en el Archivo.
  9. Los funcionarios tendrán acceso a su expediente personal.
  10. Los funcionarios que, por razón del servicio, tengan conocimiento de información reservada, están obligados a guardar secreto profesional.
  11. Excepcionalmente, la Mesa de la Asamblea de Madrid, podrá autorizar la salida de documentos para exposiciones u otros motivos.

Artículo 12. Reproducción de documentos.

  1. Todos los términos y condiciones de accesibilidad afectan igualmente a la reproducción de los documentos referidos en el artículo 11.
  2. Queda prohibida la reproducción de copias suministradas por el Archivo sin autorización de la Mesa de la Cámara. En cualquier caso, siempre se hará constar la procedencia de los documentos reproducidos
  3. La expedición de certificados sobre la existencia de documentos se realizará por parte del Secretario General, oído el Director de Análisis y Documentación, y se podrá acompañar a la certificación copia del documento.
TITULO V SESIONES SECRETAS

Artículo 13. Protocolo especial de sesiones secretas.

  1. Las sesiones de carácter secreto de Pleno y Comisiones de las que se levante acta literal y con ejemplares únicos de las actas taquigráficas, grabaciones y actas de acuerdos, se custodiarán en virtud de un protocolo especial de Archivo bajo la autoridad de la Presidencia de la Cámara
  2. Los ejemplares referidos en el apartado 1 podrán ser consultados por los Diputados asistentes a la sesión secreta, previo conocimiento de la Mesa de la Cámara. En los demás casos, la consulta se realizará por los Diputados previo acuerdo de la Mesa, según lo dispuesto en el artículo 105.4 del Reglamento de la Asamblea.
  3. El personal que, por razones de servicio, requiera la consulta de actas o documentos secretos, deberá ponerlo en conocimiento de la Secretaría General, la cual lo trasladará a la Mesa para su previa autorización.
TÍTULO VI DEL EXPURGO DE LOS EXPEDIENTES

Artículo 14. Expurgo.

Aquellos documentos que no tengan interés histórico o administrativo podrán ser eliminados, siempre que no subsista valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o entes públicos, con la autorización de la Comisión de Expurgo. Dicha Comisión estará formada por el Presidente o un miembro de la Mesa en quien delegue, el Secretario General o un Letrado en quien delegue, el Secretario General Adjunto y Director de Gestión Parlamentaria, el Director de Análisis y Documentación y el funcionario responsable del Archivo.

TÍTULO VII DE LAS RELACIONES CON OTROS ARCHIVOS

Artículo 15. Relaciones con otros Archivos.

La Sección de Archivo, a través de la Dirección de Análisis y Documentación, mantendrá estrechas relaciones con todos los Archivos vinculados a las diferentes Administraciones Públicas nacionales e internacionales, especialmente con los propios de las Cortes Generales, de los Parlamentos autonómicos y de la Comunidad de Madrid, estableciendo al efecto su participación institucional en asociaciones de archiveros y acuerdos de cooperación archivística, especialmente, en la Sección Nacional e Internacional de Archivos de Parlamentos y Partidos Políticos del Consejo Internacional de Archivos (CIA).

DISPOSICIÓN FINAL

El presente Reglamento adquirirá validez como norma jurídica y entrará en vigor al día siguiente de su completa publicación oficial en el «Boletín Oficial de la Asamblea de Madrid».

 

 

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